Ringkasnya
- Semak setiap fail yang diterima berbanding senarai yang dipersetujui sebelum menerima.
- Rekod penerimaan secara bertulis, dengan menamakan siapa yang menerima dan apa yang diterima.
- Senaraikan item tertunggak, seperti rakaman mentah atau pembetulan, dengan pemilik bagi setiap satu.
- Setuju berapa lama fail disimpan dan bagaimana anda boleh memintanya semula.
Projek dikira ditutup apabila anda sudah menyemak video, merekod penerimaan, menyelesaikan apa yang tertunggak, dan bersetuju cara mendapatkan fail semula. Buat ini tidak lama selepas penghantaran supaya rekod jelas untuk semua pihak.
Apa yang patut disemak dahulu?
Mulakan dengan senarai yang dipersetujui semasa tempahan. Bandingkan dengan apa yang diterima.
| Semakan | Apa yang dibuat |
|---|---|
| Setiap video ada | Tandakan setiap item pada senarai video dan fail yang dipersetujui |
| Boleh dimainkan | Tonton setiap video hingga habis, dengan bunyi, pada peranti biasa |
| Nama dan teks | Semak ejaan nama, tajuk, nama majlis dan tarikh |
| Sari kata dan bahasa | Jika sari kata atau terjemahan dipersetujui, semak ketepatannya |
| Versi | Sahkan fail mana versi akhir |
| Format | Pastikan format sesuai dengan tempat anda mahu menggunakannya |
Senarai semak penerimaan video akhir meletakkan semakan ini dalam bentuk borang. Jika ada pembetulan, pastikan ulasan anda tepat dan dikaitkan dengan masa dalam video. Alat maklum balas berkod masa membantu anda berbuat demikian.
Bagaimana hendak merekod penerimaan?
Penerimaan mesti menjadi langkah yang jelas, bukan andaian. Hantar mesej bertulis ringkas yang menyatakan:
- Siapa yang menerima, bagi pihak organisasi.
- Video dan fail mana yang diterima, mengikut nama.
- Item mana yang masih tertunggak, siapa bertanggungjawab dan tarikh untuk menyemaknya.
- Pusingan pindaan mana yang telah digunakan, jika tempahan mengira pusingan.
Simpan mesej ini bersama dokumen tempahan. Ia melindungi kedua-dua pihak, kerana semua orang nampak apa yang diterima dan bila. Untuk cara pusingan pindaan berfungsi, lihat perancang semakan dan pindaan video.
Bagaimana dengan fail yang tertunggak?
Sesetengah projek ditutup dengan beberapa perkara yang belum selesai. Yang biasa ialah pembetulan, potongan tambahan, rakaman mentah atau fail dalam format lain. Bagi setiap satu, catat:
- Apa yang tertunggak.
- Siapa bertanggungjawab menyediakannya.
- Bila anda menjangkanya.
- Sama ada ia termasuk dalam skop yang dipersetujui atau memerlukan perjanjian berasingan.
Jangan tutup projek selagi ada item tanpa pemilik. Fail yang tiada sesiapa diminta menghantarnya mudah terlupa.
Apa yang patut dipersetujui tentang akses pada masa depan?
Video penting lama selepas majlis, jadi tentukan bagaimana anda mendapatkannya semula.
- Di mana fail akhir disimpan, dan berapa lama? Tanya, jangan andaikan.
- Jika anda kehilangan fail, bagaimana meminta salinan lain?
- Bolehkah format atau tempoh lain dibuat kemudian, dan bagaimana ia diminta?
- Siapa dalam organisasi anda boleh meminta fail?
- Apa yang anda dibenarkan lakukan dengan video itu, seperti memuat naik dalam talian? Senarai semak tanggungjawab rakaman dan penerbitan ialah tempat yang baik untuk bermula.
Menyimpan salinan sendiri ialah langkah paling selamat. Perancang arkib dan serahan video dan panduan menyimpan dan menggunakan semula rakaman majlis membincangkan storan dan serahan dengan lebih lanjut.
Satu contoh
Ini sekadar contoh. Sebuah jawatankuasa sekolah menerima video sorotan, rakaman penuh majlis penyampaian hadiah dan klip pendek. Penyelaras menonton setiap satu, perasan ada nama salah eja pada satu sari kata, lalu menghantar permintaan pembetulan beserta masa dalam video.
Selepas fail yang dibetulkan tiba, penyelaras menulis: “Kami menerima video sorotan, rakaman majlis penyampaian hadiah dan klip pendek. Tiada yang tertunggak.” Jawatankuasa turut menyimpan semua fail ke pemacu sekolah dan mencatat tarikhnya.
Beberapa bulan kemudian, penyelaras baharu memerlukan fail itu. Mesej dan pemacu tersebut menunjukkan dengan tepat apa yang diterima dan di mana ia berada.
Apa yang kami sahkan untuk anda
- Berapa lama fail kekal tersedia, dan cara memintanya semula.
- Fail mana yang ada dalam serahan akhir.
- Cara penerimaan dicatat, dan apa yang dikira muktamad.
- Apa yang berlaku jika anda menemui masalah kemudian.
Jika anda sedang memutuskan tempahan, halaman videografi majlis menerangkan apa yang kami rakam, dan panduan suntingan, semakan dan penghantaran menerangkan bagaimana video sampai kepada anda.
Jika anda sedang merancang tempahan, beritahu kami video, fail dan akses yang anda perlukan selepas majlis. Kami masukkannya dalam skop dari awal supaya penutupan projek nanti jelas.
Tanya tentang majlis anda