Ringkasnya
- Putuskan siapa boleh melihat rakaman pada setiap peringkat, sebelum majlis.
- Tentukan detik dan bahan yang terhad serta tidak boleh muncul dalam sebarang versi.
- Namakan seorang pelulus dan seorang yang menekan butang siar.
- Rancang setiap versi, seperti klip, rakaman penuh dan kenyataan, dengan masa siaran masing-masing.
Untuk merakam pengumuman yang diembargo, putuskan empat perkara sebelum majlis: siapa boleh melihat rakaman, apa yang terhad, siapa meluluskan dan bila setiap versi boleh keluar. Tulis semuanya dan kongsikan dengan krew serta penyunting.
Apa bezanya pengumuman yang diembargo?
Pada kebanyakan majlis, video yang lambat keluar hanya mengurangkan kesannya. Dengan pengumuman, video yang keluar terlalu awal boleh merosakkan saat penting, menyinggung rakan kongsi atau melanggar persetujuan dengan pihak media.
Risikonya bukan hanya video akhir. Rakaman mentah, pautan pratonton, suntingan separuh siap dan klip dalam telefon seseorang semuanya boleh membocorkan berita. Jadi pelan mesti merangkumi setiap versi dan setiap orang yang memegangnya.
Siapa boleh mengakses rakaman?
Buat senarai ringkas mengikut peringkat, dan namakan orang, bukan jabatan.
- Pada hari majlis. Siapa dibenarkan masuk ke dewan, dan siapa boleh merakam?
- Sejurus selepas itu. Siapa menerima fail dahulu?
- Semasa suntingan. Siapa melihat draf, dan bagaimana?
- Pada masa siaran. Siapa memegang video akhir yang diluluskan?
Kami menghantar fail kepada orang yang anda namakan. Di mana fail disimpan dan siapa boleh membukanya ditentukan oleh organisasi anda, sebaiknya bersama pasukan IT. Semakin sedikit orang, semakin kecil peluang bocor.
Apa yang kekal terhad?
Beritahu kami lebih awal perkara yang tidak boleh muncul. Contohnya:
- Slaid, sampel produk atau dokumen yang hanya ditunjukkan kepada beberapa orang.
- Nama, angka atau tarikh yang belum disahkan.
- Orang yang belum bersetuju untuk dirakam atau disebut namanya.
Letakkan ini dalam taklimat supaya tidak bergantung pada ingatan pada hari majlis. Perancang keputusan dan kelulusan video membantu anda menyusun siapa memutuskan apa.
Jadual akses, kelulusan dan siaran
Jadual ini sekadar contoh ilustrasi, bukan proses tetap. Isikannya untuk majlis anda sendiri.
| Versi | Siapa boleh melihat | Siapa meluluskan | Siaran paling awal |
|---|---|---|---|
| Rakaman penuh pengumuman | Orang yang dinamakan sahaja | Ketua komunikasi | Selepas masa siaran rasmi |
| Klip pendek media sosial | Pasukan komunikasi | Ketua komunikasi dan penyampai | Pada masa siaran, seperti dipersetujui |
| Kenyataan untuk media | Wakil media yang dinamakan | Ketua komunikasi | Pada masa siaran |
| Klip di belakang tabir | Pasukan dalaman | Pemilik majlis | Selepas pengumuman, bukan sebelum |
| Ucapan penuh untuk staf | Staf | HR dan pengurusan | Selepas siaran awam |
Lajur “siaran paling awal” paling penting. Tulis masa yang tepat, dan zon waktu jika ada pihak di lebih daripada satu negara. Jika masa berubah, kemas kini jadual dan maklumkan semua orang.
Menyediakan video lebih awal
Anda boleh menyediakan sebahagian bahan sebelum pengumuman. Klip sementara yang kemas dan telah diluluskan, atau ucapan terima kasih yang dirancang, boleh sedia untuk disiarkan. Apa-apa yang menyebut berita itu sendiri patut menunggu sehingga diluluskan.
Rancang setiap versi secara berasingan. Klip pendek media sosial perlukan potongan menegak yang bersih. Rakaman penuh perlukan bunyi yang lengkap. Perancang aset video lepas majlis membantu anda menyenaraikan versi, dan panduan jadual pengedaran video membantu menentukan masa bagi yang lain.
Berkongsi dengan media dan rakan kongsi
Wartawan dan rakan kongsi sering meminta rakaman. Putuskan apa yang boleh mereka gunakan, bagaimana memberi kredit kepada sumber dan bila. Panduan kami tentang memberi rakaman majlis kepada media atau organisasi rakan kongsi membincangkannya.
Perkara yang kami sahkan untuk majlis anda
- Pengendalian fail. Kami hantar fail kepada orang yang anda namakan pada setiap peringkat, dan bersetuju dengan anda tentang cara ia dihantar.
- Bahan terhad. Kami beri taklimat kepada krew tentang bahan terhad sebelum hari majlis.
- Sedia pada masa pengumuman. Daripada bahan yang telah diluluskan, kami sediakan versi yang boleh keluar pada masa siaran.
- Masa siaran berubah. Jika masa beralih, beritahu kami dan kami laraskan penyerahan.
Di mana kami boleh membantu
Kami merakam majlis pelancaran dan sidang media, dan boleh menyunting rakaman yang anda sudah ada menjadi klip yang boleh disiarkan. Lihat perkhidmatan videografi sidang media dan suntingan video majlis.
Hantarkan masa siaran dan senarai orang yang boleh melihat rakaman melalui WhatsApp, dan kami beritahu apa yang boleh diatur untuk majlis anda.
Untuk soalan undang-undang tentang pengumuman anda, rujuk penasihat yang bertauliah.
Jika majlis anda ada pengumuman yang perlu disiarkan pada masa tertentu, beritahu kami siapa yang boleh melihat rakaman dan siapa yang meluluskannya. Kami rancang rakaman dan penyerahan fail mengikut peraturan itu.
Tanya tentang majlis anda